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Exchange Web App

Mit Hilfe des Outlook Web Apps können Sie über einen beliebigen Computer, solange er über eine Internetverbindung besitzt, auf Ihr Postfach zugreifen.

Unterstützte Browser

Unterstützt Ihr Browser über HTML 3.2 und ECMA, können Sie mit diesem ungehindert Outlook Web App benutzen. Hierzu gehören z.B. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari oder Google Chrome. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

Arbeiten mit Nachrichten

Das Arbeiten wird Ihnen bei jeder Gelegenheit erleichtert. Beispielsweise können Sie Ordner verwenden, um Nachrichten zu organisieren. Außerdem können Sie mittels Regeln eingehende Nachrichten direkt einem Ordner zuweisen lassen.

Anlagen können genauso wie Lese- oder Zustellungsberichte einer E-Mail zugefügt werden.

Standardmäßig wird die Unterhaltungsansicht verwendet, in der Sie alle Nachrichten, die zu einer Unterhaltung gehören untereinander aufgelistet sehen.

 

 

 

Haben Sie sich eingeloggt öffnet sich Ihr Postfach (1).

Möchten Sie eine Nachricht erstellen, klicken Sie auf "Neu"

Nun öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie folgende Optionen haben:

speichert Nachricht im Ordner Entwürfe ohne zu senden
Fügt eine Datein hinzu
Fügt ein Bild in die E-Mail ein (nicht in den Anhang)
öffnet das Adressbuc
Sucht nach Namen der Nachrichtenempfänger
Legt die Wichtigkeit der Nachricht auf Hoch fest
Senkt die Wichtigkeit der Nachricht auf niedrig
Fügt am Ende der Nachricht eine Signatur hinzu
Verwalten der Berechtigungen
Antwortet dem Nachrichtensender
Antwortet dem Sender und allen anderen Empfängern
Leitet die Nachricht an einen beliebigen Empfänger weiter

Hinzufügen einer Signatur

Hierzu wählen sie den Button "Optionen" am rechten oberen Bildschirmrand an und klicken Sie auf "Alle Optionen anzeigen"

In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit auf verschiedene Weisen Ihr E-Mail-Konto anzupassen.

Beispielsweise können hier Regeln festgelegt werden, die einkommende E-Mails automatisch in Ordner sortieren.

Unter dem Tab "Einstellungen" können Sie Ihre Signatur konfigurieren.

 

Verwenden des Kalenders


Termine können auf verschiedenen Weisen angepasst werden. Unter Anderem können Sie Anlagen hinzufügen, beliebige Details ausfüllen, Erinnerungen festlegen oder sich wiederholende Termine anlegen.

Ebenso können Besprechungen eingerichtet werden. Diese ähneln einem Termin, allerdings werden dabei Einladungen an die Empfänger gesendet. Je nachdem welchen E-Mail-Dienst diese nutzen können Sie ggf. die empfangene Nachricht dazu nutzen den eingetragenen Termin im eigenen Kalender einzufügen.

Allgemein

Klicken Sie im Navigationsbereich auf "Kalender" um diesen zu öffnen.

Dort können Sie per Doppelklick bereits bestehende Termine öffnen. Sind diese eine Serie, haben Sie die Möglichkeit alle oder nur einzelne Termine zu öffnen.

Möchten Sie sich mehrere Tage, die unabhängig voneinander sind in Ihrem Kalenderfeld anzeigen lassen, können Sie dies durch einen Klick mit STRG + den gewünschten Daten.

Termine

Ein Termin ist ein Zeitblock in ihrem Kalender, den Sie für bestimmte Aktivitäten festlegen wie beispielsweise eine Verabredung zum Mittagessen. Diese Termine können einzigartig oder mehrfach sein, d.h. in einem bestimmten Zeitplan regelmäßig wiederkehren. Er kann zwar Daten zu anderen Kontakten erhalten, ist jedoch lediglich in Ihrem Kalender einsehbar.

Erstellen eines Termins:

Klicken Sie im Kalendermenü auf "Neu". Im aufkommenden Fenster können Sie nun Details zu Ihrem Termin eingeben.

In der Liste "Anzeigen als" wählen Sie aus wie der Termin für andere Benutzer angezeigt werden soll.

Möchten Sie verhindern, dass andere Benutzer die Details ihres Termins sehen können, machen Sie einen Haken bei "privat"

Nach dem Speichern ist der Termin in Ihren Kalender eingetragen.

Ändern eines Termins:

Per Doppelklick auf einen Termin können Sie diesen auch ändern.

Möchten Sie lediglich das Datum oder die Uhrzeit ändern, dann müssen Sie den Termin nicht öffnen, sondern können ihn einfach an eine andere Stelle ziehen.

Besprechungen

Möchten Sie einen Termin mit anderen Kollegen bzw. Benutzern teilen, sodass dieser auch in deren Kalender angezeigt wird, haben Sie die Möglichkeit die Anfrage auf eine Besprechung zu versenden.

Bei einer Besprechungsanfrage legen Sie einen Termin und Betreff fest und fügen andere Benutzer hinzu.

Erstellen einer Besprechungsanfrage:

Öffnen Sie hierzu den Terminplanungsassistent, der sich beim Erstellen eines neuen Termins im oberen Tab befindet. (siehe Kreis)

Hier können Sie weitere Teilnehmer per Eingabe des Namens hinzufügen. Sollte ein Name nicht automatisch gefunden werden, können Sie diesen per Rechtsklick weiter suchen bzw. manuell eingeben.

Neben jedem Teilnehmer erscheint ein kleines Symbol. Sie selbst als Organisator () können ihr Symbol nicht mehr ändern. Bei jedem anderen kann durch das Auswählen des Symbols (einfacher Mausklick darauf um es zu ändern) ausgewählt werden welche Einstellung jeder Teilnehmer hat. Es wird unterschieden zwischen Erforderlich (), Optimal () und Ressource ().

Das Verfügbarkeitsdiagramm in der Mitte des Fensters zeigt sofort die einzelnen Verfügbarkeiten der Teilnehmer.

Ebenso wie bei Terminen gibt es bei Besprechungen erneut einzelne oder Serien.

Speichert die Besprechung in Ihrem Kalender, ohne abzusenden
Hängt eine Datei an
Fügt ein Bild in den Text ein
Legt das Wiederholungsintervatt für die Besprechung fest
Sucht im Adressbuch nach den eingegebenen Namen
Storniert die Besprechung
Legt die Priorität auf hoch fest
Legt die Priorität auf niedrig fest

Wendet eine Kategorie auf die Besprechung an

Freigeben eines Kalenders:

Klicken Sie hierzu im Kalendermenü auf "Diesen Kalender freigeben"

Unter "An" geben Sie die Personen an, die eine Einladung zur Freischaltung erhalten sollen.

Wählen Sie unter "Freigeben" eine der vorgegebenen Optionen aus, welche den Umfang des freigeschalteten Kalenders definieren.

Um automatisch die Berechtigung zum Anzeigen des Kalenderordners des Empfängers anzuzeigen wählen Sie "Ich möchte die Berechtigung zur Anzeige des Kalenderordners des Empfängers"

Möchten Sie die Berechtigungen ihres freigegebenen Kalenders ändern wählen Sie unter "Freigabe" "Freigabeberechtigungen ändern" aus.

Kontakte und Gruppen


Sie sind in der Lage verschiedene Kontakte zu erstellen, denen Sie Informationen über sich selbst oder deren Unternehmen zu speichern.

Verschiedene Kontakte können zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Somit haben Sie die Möglichkeit eine E-Mail direkt an mehrere Kontakte zu senden.

Verwalten von Kontakten

Wählen Sie im Navigationsbereich "Kontakte" aus.

Unter dem Tab "Neu" können sie auswählen, ob ein Kontakt, eine Gruppe oder eine Nachricht erstellt werden soll.

Zu Kontakten können Sie etliche zusätzliche Informationen mit angeben wenn Sie das möchten.

Beim Verwalten der Kontakte haben Sie die Möglichkeit diese zu erstellen, bearbeiten, wieder entfernen oder eine E-Mail zu senden.

E-Mails können Sie auch an eine Gruppe versenden.

Gruppe erstellen

Sie haben die Möglichkeit Gruppen zu erstellen, in der mehrere Personen gespeichert sind. Somit können Sie eine E-Mail gesammelt an deren Mitglieder senden, ohne jeden Namen einzeln eingeben zu müssen.

Eine Gruppe erstellen Sie ähnlich wie einen Kontakt. (siehe weiter oben)

Diese können Sie mit einem Namen versehen, Informationen hinzufügen und Mitglieder integrieren, die durch ein Semikolon voneinander getrennt werden müssen.

Ebenso können Mitglieder nachträglich in eine Gruppe hinzugefügt werden.

Öffnet ein Nachrichtenformular, in welchem diese Gruppe der Empfänger is

Öffnet eine Besprechungsanfrage, in der diese Gruppe als "erforderlich" steht
Löscht die Gruppe (geht nur, wenn vorher gespeichert wurde)
Fügt ein Kennzeichen für eine Erinnerung hinzu
Weist der Gruppe eine Kategorie zu

Anpassen

Sie haben außerdem die Möglichkeit Ihr Exchange Web App folgendermaßen zu konfigurieren.

 

Klicken Sie zunächst auf "Optionen" haben Sie hier die Möglichkeit ein Design für Ihre Exchange Weboberfläche einzustellen.

1. Kontoinformationen

Hier können Sie Ihre persönlichen Informationen mit Hilfe von Kontoinformationen bearbeiten.

2. E-Mails organisieren

Posteingangsregeln

Sie können anhand von Merkmalen einer E-Mail diese automatisch in einen beliebigen Ordner zuweisen lassen. Die Kriterien können Sie hier beliebig verwalten.

Automatische Antworten

Sind sie beispielsweise im Urlaub oder sind aus einem anderen Grund für einen längeren Zeitraum nicht in der Lage auf E-Mails zu antworten, haben Sie die Möglickeit automatische E-Mails an alle Absender zu senden. 

Außerdem gibt es die Konfigurationsmöglichkeit allen Personen, die in Ihrer Organisation sind oder nicht eine Automatische E-Mail zukommen zu lassen.

Übermittlungsberichte

Mittels der Übermittlungsberichte können Sie überprüfen ob und wann Ihre Nachrichten übermittelt werden.

Hierzu müssen Sie zunächst Benutzer suchen, an die sie eine Nachricht geschickt haben, oder von denen Sie eine erhalten haben.

Danach bekommen Sie alle gesendeten E-Mails angezeigt und können unter "Details" einsehen, wann die Nachricht gesendet und übertragen wurde.

3. Gruppen

Öffentliche Gruppen

Hier können Sie in öffentliche Gruppen die in Ihrem Adressbuch aufgelistet sind beitreten, verwalten oder diese wieder verlassen.

4. Einstellungen

E-Mail

Hier können Sie:

- Ihre Signatur bearbeiten

- Das Nachrichtenformat ändern

- Schriftart und -farbe in einer ausgehenden E-Mail einstellen

- Eine Lesebestätigung anfordern lassen

- Ihre E-Mails sortieren lassen

Kalender

Unter diesem Menüpunkt haben Sie beispielsweise die Möglichkeit Ihre Darstellungen im Kalender zu ändern. Des Weiteren können Sie sich als Erinnerung eine SMS auf Ihr Handy zukommen lassen.

Allgemein

Sollten Sie schlecht lesen können haben Sie hier die Möglichkeit eine Bildschirmlupe zu aktivieren.

Regional

Stellen Sie hier die Zeitzone, das Datumsformat oder die Sprache ein

Kennwort

Hier können Sie Ihr Kennwort ändern

5. Telefon

Mobiltelefone

Sollten Sie Ihre SMS über ein Mobiltelefon abrufen, können Sie beispielsweise eine Protokollierung starten.

6. Blockieren oder zulassen

Falls Ihr der Spam-Filter nicht ausreicht, können Sie diesen hier erweitert definieren.

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